退職届を封筒で提出するときに守るべき正しいマナー完全ガイド

退職届を入れる封筒の基本ルール

退職届を提出するときは、内容そのものだけでなく「入れる封筒の選び方」もビジネスマナーとして重要です。適切な封筒を選ばないと、誠意が伝わりにくくなったり、会社側に軽視された印象を与える可能性があります。ここでは基本ルールを整理します。

封筒の色とデザイン

封筒は白色の無地を選びましょう。茶色や柄入りは事務用・日常用のイメージが強いため、退職届のような正式な文書には不向きです。白封筒は清潔感やフォーマルさを演出でき、会社に対する敬意を表せます。

郵便番号枠の有無

郵便番号枠が印刷された封筒は、郵送用のイメージが強くなり、手渡しで提出する退職届には不適切です。必ず郵便番号枠なしの封筒を選ぶようにしましょう。

中身が透けない仕様

退職届は個人の重要な意思表示を含むため、内容が透けて見えないことが大切です。紙が薄いものより、**二重構造の封筒（中がグレーや青の加工紙になっているタイプ）**を選ぶと安心です。コンビニや文具店でも取り扱いがありますので、事前に確認しておくと良いでしょう。

封筒の清潔さ

折れや汚れがある封筒は、それだけで印象を損ねます。購入後はクリアファイルなどに入れて保管し、提出前に状態をチェックしてから使用することを心がけてください。

退職届を入れる封筒は「白・無地・郵便枠なし・透けない」の4点を守れば間違いありませんよ。これを意識するだけで、相手にしっかり礼儀が伝わります

封筒のサイズと用紙の選び方

退職届を封筒に入れて提出する際には、見た目の清潔感やビジネスマナーに加えて、用紙と封筒のサイズのバランスがとても重要です。適切な組み合わせを選ぶことで、書類が折り目に無理なく収まり、受け取った相手にも丁寧な印象を与えられます。

A4サイズを使用する場合

退職届をA4用紙（210×297mm）で作成した場合は、長形3号（120×235mm）の封筒を選ぶのが最適です。A4を三つ折りにすると、長形3号にきれいに収まります。オフィス文書でよく使われるサイズなので、文具店やコンビニでも手に入りやすい点も利点です。

B5サイズを使用する場合

B5用紙（182×257mm）を使用する場合は、長形4号（90×205mm）の封筒が推奨されます。やや小ぶりなサイズで、三つ折りにした書類が無理なく収まり、持ち運びもしやすいのが特徴です。上司に手渡す場面では、かさばらずスマートに見えるメリットもあります。

大きすぎる封筒を避ける理由

角形2号などの大きめの封筒を選ぶと、退職届が中で動いてしまい、折り目やシワがつく可能性があります。逆に小さすぎる封筒だと無理に押し込む形になり、見た目も乱雑になります。「ちょうど良いサイズを選ぶ」ことが最も大切なポイントです。

用紙選びの基本

退職届の用紙は、白無地のA4かB5が基本です。コピー用紙でも問題ありませんが、より丁寧さを重視するなら、厚みのある上質紙や無地の便箋を使うと好印象です。罫線や模様入りの紙はカジュアルな印象になるため避けましょう。

予備を準備する

封筒や用紙は、書き損じや折り直しのために予備を用意しておくことが安心です。特に封筒は修正液や修正テープの使用がNGのため、1〜2枚余分に購入しておくことをおすすめします。

封筒と用紙のサイズを間違えると不格好になってしまいます。A4なら長形3号、B5なら長形4号を選ぶ、これを覚えておくだけで失敗しませんよ

封筒の表面の正しい書き方

退職届を封筒に入れる際、表面の書き方ひとつで受け取る相手の印象が変わります。形式に従った丁寧な記載をすることで、ビジネスマナーを守り、円満な退職につなげやすくなります。

中央やや上に「退職届」と明記する

封筒の表面には、宛名や会社名は書かず、中央よりやや上の位置に大きめの字で「退職届」と記入します。
位置が低すぎたり、端に寄っていると不自然な印象を与えるため、余白のバランスを意識することが大切です。

使用する筆記具は黒のペン

表書きには黒のボールペンや万年筆を使用します。青色やカラーペン、鉛筆、サインペンは避けましょう。文字は濃く、読みやすく、かすれのない筆記を心がけることが重要です。

宛名は不要でシンプルに

封筒の表面に会社名や宛名を書く必要はありません。あくまで「退職届」とのみ記すのが正式なマナーです。宛名を加えると履歴書や送付状と混同されやすくなるため注意が必要です。

書き損じた場合の対応

修正液や修正テープを使っての修正はマナー違反です。間違えた場合は新しい封筒を使用してください。封筒は数枚余分に用意しておくと安心です。

封筒の表面は「退職届」とだけシンプルに、中央やや上に丁寧に書くのが鉄則です。黒のペンを使い、修正はせず新しい封筒で書き直す。これを守れば相手にきちんとした印象を与えられますよ

封筒の裏面に記載する内容

退職届を入れる封筒は、表面だけでなく裏面の記載にもマナーがあります。裏面の書き方が整っていないと、受け取る相手に違和感を与えることがあるため、最低限のルールを守って丁寧に記入することが重要です。

左下に所属部署と氏名を書く

封筒の裏面左下に、自分の所属部署と氏名をフルネームで記入します。苗字だけではなく、必ずフルネームで書くのが正式なマナーです。会社に複数の同姓が在籍している場合でも、誰の退職届か一目で分かるようになります。

黒のボールペンまたは万年筆を使用

記入する際は黒インクのボールペンまたは万年筆を使用してください。鉛筆や消えるボールペン、マーカーなどはフォーマルな場には不適切です。インクが薄すぎたり、にじんで読みにくくならないように注意しましょう。

修正液や修正テープは使用しない

記入を間違えた場合は、修正せずに新しい封筒を使うのが原則です。修正液や修正テープでの訂正はマナー違反となり、不誠実な印象を与える可能性があります。

字は整えて読みやすく

裏面はスペースが限られているため、文字の大きさをそろえ、左下の範囲に収まるように丁寧に書きます。字が乱雑だと相手に不快感を与える場合があるため、落ち着いて記入しましょう。

郵送時の注意点

郵送で提出する場合は、封筒裏面に住所と氏名を記載します。この場合も黒のボールペンで記入し、書式を統一することが大切です。さらに、封をした際はふたの中央に「〆」マークを書き、のり付けが済んでいることを示します。

封筒の裏面は、提出者を特定するための大事な部分です。左下に所属と氏名をフルネームで、黒インクで丁寧に記入すれば安心ですよ。修正液は使わず、新しい封筒に書き直すことが信頼感につながります

退職届の折り方と入れ方

退職届は「意思を正式に伝える大切な書類」だからこそ、折り方や封筒への入れ方にも細やかなマナーがあります。見た目の印象を左右する部分でもあるため、ポイントを押さえて準備することが大切です。

折り方の基本

退職届は三つ折りにするのが一般的です。便箋やA4・B5用紙でも同様に対応できます。文字が外側に見えないように、必ず記載面を内側にして折りましょう。

1. 退職届を正面に置く
2. 下から1/3を折り上げる
3. 上から1/3を重ねるように折る

折り目はずれないように角をきっちり合わせ、まっすぐ折ります。ヨレや斜め折れは相手に雑な印象を与えるため、定規などを使って丁寧に折るのがおすすめです。

封筒への入れ方

封筒に入れる際にも決まりがあります。

• 右上を揃える
  封筒に入れるときは、退職届の右上が封筒の右上にくるようにします。受け取った人がスムーズに取り出せるための配慮です。
• 丁寧に挿入する
  力任せに差し込むと角が引っかかってシワになってしまうことがあります。封筒をしっかり開いて、滑らせるようにゆっくり差し込みましょう。
• 中身の保護
  白封筒は汚れや折れが目立ちやすいため、提出前はクリアファイルに入れて持ち運ぶと安心です。特に営業職や外回りが多い方は、提出までに持ち歩く時間が長くなることもあるので注意が必要です。

特殊なケース

郵送で送る場合は、退職届の入った封筒をそのままではなく、さらに一回り大きな白封筒に入れて送付します。その際、添え状を上にして退職届を下に重ねる形にすると、受け取った側に配慮が伝わります。

折り方や入れ方は単なる形式に見えて、実は相手への敬意を示す大切なマナーです。角を揃え、文字を内側に折り、封筒にきれいに収める――この小さな配慮が「最後まで誠実に対応してくれた人」という印象につながりますよ

封をする場合としない場合のマナー

手渡しで提出する場合

退職届は基本的に上司へ直接手渡しすることが多いため、この場合は封をしなくても失礼にはなりません。フタの部分をしっかり折って閉じておけば十分です。封をしていない方が、相手がその場で開封しやすく、スムーズに受け取ってもらえるという利点があります。特に面談や対面の場では、封をせずフタを折る形が自然とされています。

封をする場合のマナー

封筒にのりや両面シールがあらかじめ付いているタイプを使用した場合は、きちんと封をしておくのが望ましいです。封をしたら、その中央部分に「〆」マークを記入します。この印は「きちんと封を閉じました」という意味を持ち、改ざん防止や正式文書であることを示す役割があります。特に郵送する場合や、人事部に直接渡すケースでは封をしておく方が安心です。

状況に応じた判断基準

• 直属の上司へ直接渡す場合：封をしない（フタを折るだけ）が一般的
• のり付き封筒を使用した場合：封をしたうえで「〆」を記入
• 郵送や代理提出の場合：必ず封をして「〆」を書く

このように、相手に配慮しつつ状況に応じて判断すれば、マナー違反になることはありません。

封筒の封は「する」「しない」のどちらでも間違いではありません。ただし、相手にどう渡すのかを考えて選ぶことが大事です。直接手渡しならフタを折るだけで良いですし、郵送や第三者に渡すなら封をして〆を書くのが正解ですよ

郵送で提出する場合の注意点

退職届は原則として手渡しが基本ですが、病気や遠方勤務などやむを得ない事情で郵送する場合には、いくつかのマナーと注意点があります。正しく準備すれば、会社に失礼のない形で提出できます。

事前に上司へ確認する

いきなり郵送で退職届を送りつけるのは避けるべきです。まずは電話やメールで直属の上司に連絡し、「やむを得ない事情で直接伺えないため郵送で提出してもよいか」を確認してください。了承を得ることで、一方的な印象を避けられます。

封筒の二重使い

退職届を入れる専用封筒（長形3号や4号）をさらに一回り大きい白封筒に入れて郵送します。これにより、社外郵送に適した形式となり、到着時に中身が乱れる心配も防げます。郵送用封筒には郵便番号枠があるタイプを選んで問題ありません。

表書きと記載方法

封筒表面には宛名として会社名と部署名、さらに個人名を明記します。宛名は「人事部御中」ではなく「人事部 ○○様」と個人名を入れると、開封の権限が明確になります。封筒左下には必ず赤字で「親展」と書き、二重線で囲ってください。

裏面の書き方

封筒裏面には、差出人である自分の住所と氏名を左下に記入します。封をしたら中央に「〆」マークを書き、しっかりとのり付けをしましょう。

添え状を同封する

退職届単体を送るのではなく、簡単な添え状を同封するのが丁寧です。
例文：

拝啓　貴社益々ご清栄のこととお喜び申し上げます。
この度一身上の都合により退職させていただきたく、同封の退職届をお送りいたします。
ご査収のほどよろしくお願い申し上げます。
短い間ではございましたが、大変お世話になりありがとうございました。
敬具

郵送方法と安全性

ポスト投函ではなく、郵便局窓口から送付してください。料金不足の防止や記録を残すために、簡易書留や内容証明を利用すると安心です。特にトラブルを避けたい場合には内容証明郵便を選びましょう。

郵送後の対応

投函して終わりではなく、送付後に必ず上司へ「本日郵送しました」と連絡を入れることが重要です。書類が無事届いたか確認し、受理後の手続きも滞りなく進められるよう配慮してください。

郵送する場合は、ただ形式的に送るのではなく「事前の確認」「二重封筒」「親展の明記」「添え状の添付」「郵便局からの送付」まで意識して実行すれば、会社に誠意がしっかり伝わりますよ

封筒を準備する際の実用的なポイント

購入場所の選び方

退職届用の白封筒は、身近な場所で手軽に購入できます。文具店であれば確実に郵便番号枠なしや二重封筒といったフォーマル仕様のものを揃えられます。急ぎの場合はコンビニや100円ショップでも手に入りますが、店舗によっては郵便番号枠なしの封筒を取り扱っていないこともあるため、購入前に確認しておくと安心です。ネット通販を利用すれば、サイズや仕様を比較しながら選べるので、時間に余裕がある場合は便利です。

保管と提出前の工夫

封筒は白無地のため、わずかな汚れや折れ目が目立ちやすい特徴があります。購入後はクリアファイルに入れて保管し、持ち歩く際も同様にファイルに入れておくときれいな状態を維持できます。特に営業や外回りで提出日までに移動が多い場合、この工夫は必須です。

サイズ確認の重要性

封筒は「長形3号」「長形4号」が一般的ですが、同じサイズ表記でもメーカーによって微妙な差があります。オンラインで購入する場合は必ず寸法を確認し、退職届の用紙サイズに適しているかをチェックしましょう。折り目が浮いたり、封筒に入らなかったりする事態を避けられます。

余分に用意しておく

封筒に記載する際に誤字や書き損じをする可能性は少なくありません。修正液や修正テープは使えないため、予備を複数枚用意しておくことが大切です。特に初めて退職届を準備する方は、3〜5枚程度の予備を確保しておくと安心です。

封筒は形だけ整えるものではなく、清潔さと準備の丁寧さで信頼感が伝わります。僕としては「買う場所・保管方法・サイズ確認・予備準備」の4点を押さえておけば、失敗なく対応できると覚えておいてほしいですね