退職届の正しい書き方完全ガイド｜例文・マナー・提出手順まで解説

退職願・退職届・辞表の違いと役割

退職願

退職願は、会社に「退職したい」という意思を正式に打診するための書類です。まだ退職が確定していない段階で提出し、会社側の承諾を得ることが目的です。口頭での申し出でも可能ですが、書面に残すことで意志の明確化や後日の証拠となります。
提出のタイミングは、就業規則に定められた期日（多くは1〜2か月前）を守ることが重要です。承認前であれば撤回できる場合もありますが、業務や人員計画に影響を与えるため、慎重に判断すべきです。

退職届

退職届は、退職が承認された後に提出する「退職が確定した事実」を届け出る書類です。退職願と異なり、提出した時点で撤回は基本的にできません。
提出先は多くの場合、直属の上司経由で人事部や代表取締役宛となります。会社によっては指定書式や提出先が明確に定められているため、必ず確認しましょう。自己都合退職では「一身上の都合」、会社都合退職では具体的な理由（事業縮小、部署閉鎖など）を記載する必要があります。

辞表

辞表は、社長・取締役・執行役員などの経営層や公務員が職を辞する際に提出する書類です。一般社員の退職には通常使用しません。経営層の場合は雇用契約ではなく委任契約に基づくため、辞表は契約解除の意思を表す文書として機能します。提出先は株主総会や取締役会、公務員の場合は任命権者となります。

使い分けのポイント

• 退職願：退職の意思を伝える初期段階（承認前）
• 退職届：退職が承認された後の正式な届け出
• 辞表：経営層や公務員など、特定立場での職務辞任時

雇用形態や立場によって適切な書類が異なるため、就業規則と業務慣習を必ず確認し、誤った書類を出して手続きが滞ることを避けましょう。

まずは自分の立場と状況を整理してから書類を選びましょう。間違ったタイミングや種類で提出すると、撤回できなかったり手続きが無効になることもありますよ

退職届を書く前に確認すべきこと

就業規則と社内ルールの確認

退職届を作成する前に、必ず在籍している会社の就業規則を確認しましょう。多くの企業では「退職希望日の●カ月前までに提出」といった期限や、提出先、提出方法が明記されています。期限を過ぎての申し出や、手順を誤った提出は、受理拒否や退職交渉の長期化につながる恐れがあります。雇用形態や職位によって規定が異なる場合もあるため、自分の立場に適用されるルールを確認してください。

提出先と承認ルートの把握

退職届の提出先は、直属の上司に手渡すのが基本ですが、その後の承認ルートは会社ごとに異なります。人事部や経営層まで回覧される場合や、指定の書式やオンライン申請が必要な場合もあります。事前に「誰に、どの段階で渡すべきか」を把握しておくことで、スムーズな受理が可能になります。

自己都合退職と会社都合退職の確認

退職理由は失業保険や退職金の扱いに直結します。自己都合退職であれば「一身上の都合」と記載しますが、会社都合の場合は「事業所閉鎖のため」や「部署縮小のため」など、会社と合意した具体的な理由を明記する必要があります。誤った記載は給付条件に不利益をもたらす可能性があるため、事前に人事や上司と確認しておきましょう。

提出タイミングとスケジュール調整

退職届の提出は、通常は退職希望日の1〜2カ月前が目安です。有給休暇の消化や繁忙期の回避、ボーナス支給日との兼ね合いも踏まえて計画しましょう。また、引き継ぎ計画や後任配置など、業務面での準備期間も確保することが重要です。

必要書類や書式の確認

会社指定の退職届フォーマットがあるかを必ず確認してください。独自の様式を用意して提出しても、規定に合わない場合は再提出を求められることがあります。紙媒体か電子申請か、署名・押印の要否なども事前に把握しておきましょう。

退職届って、ただ書いて出せばいいわけじゃないんです。ルールやタイミングを外すと、思わぬトラブルに発展します。まずは会社の規定と退職理由をしっかり確認して、戦略的に進めていきましょう

退職届の基本構成と記載項目

退職届は、会社に退職の意思を正式に通知する重要な書類です。誤った形式や記載漏れがあると、受理が遅れたり書き直しを求められることがあります。以下の項目を押さえて作成しましょう。

表題

最上部中央に「退職届」と明確に記載します。縦書き・横書きどちらの場合も、フォントや文字サイズは他の本文よりやや大きめにして視認性を高めます。

冒頭文

本文冒頭には「私儀」または「私事」と書きます。これは「わたくしごとではありますが」という意味を持ち、正式文書としての丁寧な始まり方です。

退職理由

自己都合退職の場合は「一身上の都合により」と記載します。会社都合退職の場合は「事業部門縮小のため」「退職勧奨による」など、合意した具体的な理由を記載します。

退職日

会社と合意した退職年月日を明記します。西暦・元号のどちらも可能ですが、社内文書の表記ルールに合わせます。

文末表現

退職届は事実の報告であるため、「退職いたします」と結びます。願い出る表現（お願い申し上げます）は使用しません。

届出年月日

提出する日付を記載します。退職日ではなく、書類を渡す日である点に注意します。

所属・氏名・押印

所属部署名を正式名称で書き、フルネームを記載します。署名の下に認印を押します（シャチハタは不可）。

宛名

会社の代表者や最高執行責任者の役職名と氏名をフルネームで記載します。敬称は「殿」が一般的で、自分の名前よりも上に配置します。

敬称や役職名のルール

役職名は略さず、正式名称を記載します。誤記や略称は避け、ビジネス文書としての正確さを保ちます。

退職届は、形式や記載位置まで意識して書くことが大事です。特に宛名や日付は間違えると書き直しになるので、下書きや確認を怠らないようにしましょう

自己都合・会社都合別の例文サンプル

退職届は、退職理由によって文面や表現が異なります。特に「自己都合退職」と「会社都合退職」では、使うべき言葉や注意点が異なるため、例文を参考に正しい形で作成しましょう。

自己都合退職の例文

自己都合の場合、理由は「一身上の都合」と簡潔に記載します。詳細理由を書く必要はなく、個人的事情に触れすぎないことが望ましいです。

退職届
私儀
このたび、一身上の都合により、令和〇年〇月〇日をもって退職いたします。
令和〇年〇月〇日
所属部署　〇〇部〇〇課
氏名　　　〇〇〇〇　㊞
〇〇株式会社
代表取締役　〇〇〇〇　殿

ポイント

• 「一身上の都合」は自己都合退職の定型表現
• 文末は「退職いたします」と事実を伝える形
• 宛名は最高執行責任者に敬称「殿」を付ける
• 捺印は認印を使用（シャチハタ不可）

会社都合退職の例文

会社都合の場合は「一身上の都合」と書かず、会社と合意した具体的な理由を明記します。失業保険の受給条件や期間に影響するため、記載は正確に行うことが重要です。

退職届
私儀
このたび、事業部門縮小に伴う退職勧奨により、令和〇年〇月〇日をもって退職いたします。
令和〇年〇月〇日
所属部署　〇〇部〇〇課
氏名　　　〇〇〇〇　㊞
〇〇株式会社
代表取締役　〇〇〇〇　殿

ポイント

• 会社都合であることが明確に分かる理由を記載
• 「事業所閉鎖」「部門縮小」「退職勧奨に伴い」など具体的な表現を使用
• 合意した日付を正確に記入
• 就業規則や会社指定の書式がある場合は必ず従う

避けるべき表現・誤記例

• 自己都合で「家庭の事情」「健康上の理由」など具体的事情を詳細に記載（不要）
• 会社都合なのに「一身上の都合」と書く（失業保険上の不利益につながる）
• 年月日の誤記（和暦・西暦の混在や日付違い）
• 宛名に敬称の抜けや役職名の誤り

退職届は一度提出すると撤回が難しい書類です。特に会社都合退職では理由の書き方ひとつで待遇に差が出ることがありますから、文面は慎重に確認して作成しましょう。

縦書き・横書きそれぞれの書き方ルール

退職届は縦書き・横書きのどちらでも作成可能ですが、書式ごとに守るべきルールやマナーがあります。会社の指定がある場合はそれに従い、指定がない場合は形式や見た目の整え方を意識しましょう。

縦書きの場合のルール

• 数字の表記
  年月日や人数などは漢数字で書きます。例：「令和六年四月一日」「三名」
• 用紙と配置
  白無地または罫線入りの便箋（B5またはA4）を使用。右から左に読み進める縦書きで、宛名を最上部右寄せに配置します。
• 本文の書き方
  一行目中央に「退職届」または「退職願」と書き、その下に「私儀」または「私事」と記載して本文に続けます。
• 日付・署名・押印
  日付は本文の後、右寄せに記入。氏名は日付より下に書き、氏名の左側に認印を押します（シャチハタ不可）。

横書きの場合のルール

• 数字の表記
  西暦・和暦いずれも算用数字を用いるのが一般的です。例：「2025年4月1日」「3名」
• 用紙と配置
  白無地またはビジネス用罫線入りの便箋（A4またはB5）を使用。宛名は左上に配置します。
• 本文の書き方
  一行目中央に「退職届」または「退職願」と書き、その下に「私儀」または「私事」と記載して本文へ進みます。文章は左から右に横書きで記載します。
• 日付・署名・押印
  本文の最後に左寄せで日付、次行に氏名をフルネームで記入し、氏名の右側に押印します。

共通のポイント

• 筆記具
  黒のボールペンまたは万年筆（油性・水性いずれも可）を使用。消えるインクは避けます。
• 用紙サイズと封筒
  B5便箋なら長形4号封筒、A4便箋なら長形3号封筒を使用。白無地で郵便番号枠のないものを選びます。
• 文面の簡潔さ
  退職理由は「一身上の都合により」が一般的。会社都合の場合は具体的理由を明記します。

縦書きも横書きも、それぞれの表記ルールを守ることで、形式的にも相手に失礼のない退職届になりますよ。見た目の整い方ひとつで、受け取る側の印象も大きく変わります

封筒の書き方と便箋の折り方・入れ方

封筒の選び方

退職届を入れる封筒は、白無地で郵便番号枠のないものを使用します。便箋サイズがB5の場合は長形4号、A4の場合は長形3号が適切です。封筒は清潔感を保つため、シワや汚れのない新品を用意します。

封筒の表面の書き方

表面中央に縦書きで「退職届」または「退職願」と記載します。筆記具は黒のボールペンや万年筆を使用し、太さは0.5mm程度が見やすく推奨されます。余計な飾り文字や下線は入れません。

封筒の裏面の書き方

裏面左下に差出人の所属部署と氏名を縦書きで記載します。部署名と氏名の間には一文字分空け、行頭は封筒の左端から少し下げてそろえます。住所の記載は不要です。

便箋の折り方

便箋は三つ折りにします。書き出し部分（宛名がある面）が折った際に外側の右上に位置するようにします。

1. 便箋を表面を上にして置く
2. 下から三分の一を折り上げる
3. 上から三分の一を折り下げ、上下を重ねる

封入の方法

封入する際は、便箋の右上部分が封筒の裏面上部にくるように入れます。これは開封した際に文面が正しい向きで見えるようにするためです。封入口はのり付けし、中央に「〆」と記載して封をします。郵送する場合は、この上からさらに送付用封筒に入れ、宛名や差出人を明記します。

手渡しと郵送時のマナー

• 手渡しの場合：封は糊付けせず、軽く差し込むだけにします。面談の場で直接渡すことを前提に、封筒の表書きがすぐに見える向きで持ちます。
• 郵送の場合：必ず糊付けし「〆」を記載します。送付用封筒を使い、簡易書留や書留で送ることで受領証明を残すと安全です。

封筒や便箋は第一印象を左右しますから、形式に沿って丁寧に整えることが円満退職の基本ですよ

退職届提出時のマナーと注意点

提出タイミングと準備

退職届は、原則として退職日から逆算して1〜2カ月前に提出するのが望ましいとされています。自社の就業規則に定められた提出期限を必ず確認し、それに沿った日程で行いましょう。提出前には退職理由や日程について直属の上司と事前に合意を取っておくとスムーズです。

渡す相手と場所

提出は直属の上司に直接手渡しするのが基本です。人事部や経営層への提出が必要な場合も、まずは上司経由で行うのがマナーです。渡す場所は会議室や応接室など、人目に触れない落ち着いた環境を選びます。廊下や休憩室など、不特定多数の耳に入る場所は避けましょう。

手渡し時の言葉遣い

退職届を渡す際は、姿勢を正し、簡潔かつ丁寧に意思を伝えます。
例：「大変お世話になりました。こちら、退職届でございます。よろしくお願いいたします。」
過度に感情的にならず、感謝の意を含めた落ち着いた表現を心がけます。

引き止めや未受理時の対応

引き止めを受けた場合でも、退職の意思が固い場合は、冷静に理由と決意を繰り返し伝えます。直属の上司が受け取らない場合は、上司の上席者や部門長、人事部に相談し、社内の決裁フローに沿って対応します。感情的なやり取りは避け、記録を残すことも有効です。

郵送で提出する場合

やむを得ず郵送する場合は、書留や簡易書留で送付し、封筒表面に「退職届」と明記します。到着確認を取り、受領した旨を記録として残しておくと安心です。

提出後の行動

受理後は、上司や同僚との関係を最後まで円満に保つため、引き継ぎ業務や挨拶を誠実に行います。退職日までの勤務態度も評価の対象となるため、手を抜かずに対応しましょう。

退職届は単なる書類提出ではなく、これまでの職務を締めくくる大切な儀式です。準備・言葉遣い・渡し方まで丁寧に行うことで、円満退職につながりますよ

提出後の流れとやるべき手続き

引き継ぎスケジュールの確定と実行

退職届が受理されたら、まず引き継ぎ計画を具体化します。自分の担当業務をリスト化し、進行中の案件、重要な連絡先、システムやツールのアクセス情報などを整理します。後任者が決まっている場合は、直接引き継ぎミーティングを設定し、業務の背景や注意点も共有します。後任者が未定の場合は、上司やチームに引き継ぎ資料を残すことが重要です。

社内外への退職挨拶

社内向けは最終出社日にメールや直接の挨拶で感謝の気持ちを伝えます。社外（取引先やパートナー）には、最終出社日の2〜3週間前を目安にメールまたは文書で退職と今後の連絡先を案内します。メールは簡潔にまとめ、前向きなメッセージを心がけます。

貸与物の返却と必要書類の受領

社員証、セキュリティカード、会社PC、携帯電話、制服、名刺など会社から貸与された物品はすべて返却します。返却漏れがあると清算が遅れる場合があるため、返却チェックリストを用意すると確実です。受領する書類には以下が含まれます。

• 雇用保険被保険者証
• 年金手帳（基礎年金番号通知書）
• 源泉徴収票（退職後に郵送される場合あり）
• 離職票（失業給付申請に必要）

社会保険・税金・年金の手続き

退職後に再就職まで期間が空く場合は、国民健康保険と国民年金への加入手続きが必要です。手続きは退職日の翌日から14日以内に市区町村役場で行います。住民税は退職時期によって支払い方法が異なり、一括徴収される場合と自分で納付する場合があります。所得税は源泉徴収票を使って年末調整または確定申告を行います。

失業給付や再就職手当の申請

失業給付を受ける場合は、離職票を持参してハローワークで手続きを行います。自己都合退職の場合、給付開始までに待機期間と給付制限がありますが、会社都合退職や特定理由離職の場合は短縮されます。早期に再就職すると「再就職手当」が支給される場合があるため、条件を確認しておきましょう。

私物整理と情報セキュリティ

ロッカーや机、パソコン内の私物や個人データは退職日までに必ず整理します。業務データや機密情報は持ち出さず、すべて会社に返却または削除します。メールやチャット履歴も必要に応じて整理し、トラブル防止に努めます。

退職届を出したら終わりじゃなくて、引き継ぎ・返却・手続きがしっかりできてこそ本当の円満退職になりますよ。計画的に動けば、後任者や会社からの印象も良くなりますし、自分の次のステップも気持ちよく始められます